8 ideja za organizaciju kancelarije koja će transformisati radni prostor Ostavite komentar

Potreba za održavanjem uređene, čiste i organizovane kancelarije može biti izazov ukoliko vam nedostaju odgovarajuća rešenja. Iako većina kancelarija podrazumeva neku vrstu polica za odlaganje, postoji mnogo kreativnih ideja za organizaciju kancelarijskog prostora koje vam mogu pomoći da iskoristite prostor u kancelariji na najbolji mogući način.

Bez obzira da li radite od kuće ili u tradicionalnoj kancelariji, ovaj članak će vam pružiti 30 ideja za organizaciju kancelarije koje su pristupačne i jednostavne za primenu. Od skrivenih prostora za monitore do perforiranih tabli i fascikli kodiranih po bojama, istražujemo i pomažemo vam da optimizujete svoj radni prostor.

Prednosti urednog kancelarijskog prostora

Uredan, dobro organizovan radni prostor ne izgleda samo lepo (iako je to velika prednost). Takođe koristi ljudima koji u njemu rade na nekoliko različitih načina. Na primer, može povećati produktivnost, uticati na kreativnost i poboljšati ukupno blagostanje. Prednosti održavanja uređenog radnog prostora daleko prevazilaze samo urednost, i dramatično utiču na performanse.

Pogledajmo neke od ovih faktora detaljnije.

Produktivnost i uredjena kancelarija

Prvo i najvažnije, uredna kancelarija može značajno uticati na produktivnost. Ima mnogo istina u ideji da natrpani prostori dovode do natrpanog i neurednog razmišljanja. Međutim, takodje tu je i jednostavna činjenica da kada sve ima određeno mesto i lako je dostupno, manje gubite vreme tražeći stvari i više vremena provodite funkcionalno.

Kreativnost i radni prostor

Kada razmišljamo o kreativnosti, često je povezujemo sa slobodnim pristupom svemu. Za većinu kreativaca, to ne može biti dalje od istine. Veći deo vremena, kreativnost se odnosi na procese, a ti procesi zahtevaju optimizovane i jednostavne radne prostore koji nam omogućavaju da se koncentrišemo na kreativno razmišljanje i rešavanje problema. Nered i dezorganizacija su velika ometanja, koja su važna za kreativno razmišljanje.

Blagostanje uma na poslu

Neuredni prostori su stresni i haotični. To može nesvesno povećati nivo anksioznosti i otežati obavljanje jednostavnih, svakodnevnih zadataka, dodatno povećavajući našu frustraciju. Nasuprot tome, organizovana kancelarija promoviše smirenost.

Profesionalnost i urednost u kancelariji

Dobro održavan radni prostor pokazuje određeni stepen profesionalnosti. U većim kancelarijama, klijenti i posetioci žele da vide uredne i dobro organizovane kancelarije, jer ove karakteristike smatraju znacima kompetencije i pažnje prema klijentima. Stvaranje ovog pozitivnog utiska je ključno za razvoj dugoročnih profesionalnih odnosa.

Saradnja i atmosfera

Uslužna atmosfera i dobar timski moral mnogo lakše dolaze do izražaja kada su stvari uredne i organizovane. Uspostavlja se pozitivan ton i podstiče zaposlene da se ponose svojim radnim mestom. Istovremeno, sprečava se konflikt koji može proizaći iz dezorganizacije.

Pregled različitih ideja za skladištenje dokumenata u kancelariji

Rešenja za skladištenje dokumenata u kancelariji dolaze u različitim tipovima kako bi zadovoljili raznovrsne organizacione potrebe, promovišući efikasnost i najkorisniju upotrebu prostora.

Ormari i police

Police i ormari vam omogućavaju da organizujete radni prostor, dok istovremeno omogućavaju da prikažete određene artikle (u slučaju polica) ili ih sakrijete (iza vrata ormara).

Ormarići i zajedničko skladištenje

Ponekad se skladištenje dokumenata drži dalje od neposrednog radnog okruženja. Ormarići su dobar primer. Često se koriste u deljenim kancelarijskim prostorima i nude lično skladištenje za zaposlene da osiguraju svoje stvari, istovremeno smanjujući nered oko radnog prostora.

Lagano skladištenje

Uključuje stvari poput žičanih polica za radni sto, kutija i registratora za dokumente. Ova rešenja za skladištenje su vrlo svestrana, jer ih možete brzo i lako premestiti sa jednog mesta na drugo. Stoga su dobar izbor ako ne znate koliko dugo ćete koristiti određeni radni sto ili prostoriju za kancelariju.

Kancelarijski materijal

Osnova svake dobre kancelarije. Ova kategorija uključuje predmete poput fascikli, registratora i folija U za dokumente. Naći ćete ih u većini modernih kancelarija, bez obzira da li su kućni ili komercijalni prostori.

Specijalizovano skladištenje

Neki poslovi zahtevaju specijalizovano skladištenje za opremu. To uključuje stvari poput ormara za čuvanje planova za arhitektonske crteže ili profesionalnih ormarića za skladištenje medija za audiovizuelnu opremu.

8 ideja za organizaciju kancelarija ili radnog prostora

U nastavku smo naveli naših 30 najboljih ideja za organizaciju, kako za kućne kancelarije, tako i za tradicionalne radne prostore. Dok su neke ideje više relevantne za prvu vrstu, druge će bolje odgovarati drugoj. U kojoj meri možete primeniti svaku od ovih ideja zavisiće i od toga koliko slobode imate za promenu prostora. Kako bismo bolje organizovali listu, podelili smo je na nekoliko kategorija.

Radna površina i radni sto

Organizatori za radni sto

Hajde da počnemo sa osnovama. Organizatori za radni sto su jednostavni, ali veoma efikasni alati koji pomažu da vaši najčešće korišćeni predmeti – olovke, hemijske, spajalice, lepljivi blokčići i drugi sitni alati – budu lako dostupni. Istovremeno se brinu da svaki vaš pribor ima određeno mesto za odlaganje i da se čuva uredno. Ako tražite jednostavne ideje za organizaciju kancelarije koje donose veliku razliku, organizatori za radni sto su idealno mesto za početak.

Podelite fioku na odeljke

U jednom trenutku ili drugom, svi smo otvorili fioku radnog stola da bismo unutra pronašli pravu zbrku. Jednostavno je previše lako trpati stvari unutra i zaboraviti na njih. Ukoliko podelite fioku na odeljke imate fantastičan način da organizujete različite kancelarijske potrepštine i da fioka ostane slobodna od nereda.

Police montirane na zid

Instalirajte police iznad ili oko svog radnog stola kako biste imali dobro mesto za knjige, fascikle, dokumente ili dekorativne predmete. Montiranje polica na zid je relativno jednostavno u kućnoj kancelariji. Međutim, možda nećete moći da napravite takvu promenu ako se nalazite u tradicionalnoj radnoj sredini. U tom slučaju, morate biti malo kreativniji.

Nosač monitora sa prostorom za skladištenje

Možete kupiti nosač za monitor sa ugrađenim fiokama za skladištenje. Ovo genijalno rešenje može da svakodnevne, neophodne sitnice na radnom stolu organizuje i učini ih još korisnijim. Dodatni prostor koji pruža može biti veoma koristan.

Skladištenje fascikli i upravljanje papirnom dokumentacijom

Fascikle

Fascikle su klasično rešenje za skladištenje na radnom mestu, i to sa razlogom. Obično su prostrane, jeftine i savršeno pogodne za skladištenje papirnih dokumenata. Iako su popularne u tradicionalnim kancelarijama, nisu baš najlepšeg dizajna. Stoga smatramo da postoje bolje ideje za skladištenje kućne kancelarije.

Vertikalni organizatori za fascikle

Ako uvek posežete za istim dokumentima ili fasciklama, možete koristiti vertikalne organizatore za fascikle. Pošto stoje na vašem radnom stolu, odlična su opcija ukoliko često koristite iste papire. Na primer, ako provodite puno vremena radeći sa istim slučajevima, ovi vertikalni organizatori mogu biti odličan izbor.

Registratori i pregradni kartoni

Sva dobro organizovana kancelarija, bilo da je kod kuće ili na poslu, koristiće registratore, fascikle, dosijea i pregradne kartone. Oni vam omogućavaju da kategorizujete i skladištite referentni materijal, projekte i dokumenta, obezbeđujući lak pristup svemu što vam je potrebno.

Hromokarton fascikle u bojama

Svi mi volimo malo kodiranja bojama. To osvežava naš dan i čini naše arhiviranje lakšim za upotrebu. Fascikle u bojama osiguravaju da možete brzo izvući odgovarajuće dokumente bez pretraživanja gomile nepotrebnih papira.

Često postavljana pitanja

1. Zašto je organizacija kancelarije važna?

Održavanje uređene, čiste i organizovane kancelarije ima mnoge prednosti. Može povećati produktivnost, uticati na kreativnost, poboljšati blagostanje, stvoriti profesionalan utisak i podstaći saradnju među zaposlenima.

2. Kako organizacija kancelarije može poboljšati produktivnost?

Uređena kancelarija omogućava brz i lak pristup potrebnoj dokumentaciji, smanjujući gubljenje vremena na traženje. Takođe, čist i organizovan prostor doprinosi koncentraciji i efikasnosti.

3. Kako organizacija kancelarije utiče na kreativnost?

Kreativnost se bolje razvija u organizovanom okruženju bez nereda i dezorganizacije, što omogućava fokus na kreativno razmišljanje i rešavanje problema.

4. Kako organizacija kancelarije doprinosi blagostanju na poslu?

Neuredni prostori mogu povećati nivo anksioznosti i stresa, dok organizovana kancelarija promoviše smirenost i mentalno blagostanje.

5. Zašto je profesionalnost važna u organizaciji kancelarije?

Dobro održavan radni prostor pokazuje profesionalnost i pažnju prema klijentima, što može pozitivno uticati na razvoj profesionalnih odnosa i poverenje.

6. Kako organizacija kancelarije podržava saradnju?

Skladištenje i organizacija kancelarijskih materijala čini radni prostor ugodnim i podstiče timski moral. Takođe sprečava konflikte koji mogu proizaći iz dezorganizacije.

7. Kako se dokumenti mogu organizovati u kancelariji?

Postoje različite opcije za skladištenje dokumenata u kancelariji, uključujući police, ormariće, lako i mobilno skladištenje, kancelarijski materijal za radni sto i specijalizovano skladištenje, prilagođeno potrebama i prostoru.

8. Kako možemo organizovati fascikle i upravljati papirnom dokumentacijom?

– Korišćenjem fascikli za skladištenje papira

– Vertikalni organizatori za često korišćena dokumenta

– Upotreba registratora i pregradnih kartona za kategorizaciju i skladištenje

9. Zašto su fascikle u bojama korisne za organizaciju?

Fascikle u bojama olakšavaju identifikaciju i brzo pronalaženje odgovarajućih dokumenata, što čini arhiviranje efikasnijim i manje stresnim.