Štampanje sa manje troškova – ključne strategije za preduzeća Ostavite komentar

Većina preduzeća, mala kao i velika, izdvajaju pristojne sume novca svake godine za štampače, zamenske kertridže sa mastilom i tonerima, papir i druge potrošne materijale za štampače. Tipično, preduzeće troši između 1-3% svoje zarade na štampu. Zbog toga firme, kao i pojedinci, uvek imaju razloga da aktivno traže načine za uštedu na troškovima štampe.

Promenite podrazumevane opcije na štampaču

Ako vašem poslovanju uopšte ne trebaju štampači u boji, možete razmisliti o kupovini crno-belog laserskog štampača kako biste smanjili troškove štampe. Alternativno, možete imati jedan štampač kolorni i jedan crno-beli štampač u kancelariji.

Prilikom konfigurisanja vaših kancelarijskih štampača, bez obzira da li su kolorni ili monohromatski, pobrinite se da su ove opcije uključene:

• Dokumenti se uvek štampaju crno-belo (štedi boju kertridža/tonera)
• Dokumenti se uvek štampaju u režimu Economy (štedi mastilo/toner)
• Dokumenti se podrazumevano štampaju niže rezolucije (štedi mastilo/toner)
• Dvostuka štampa je podrazumevano uključena (štedi papir)

Kada budete hteli da štampate dokumente veće rezolucije ili u boji, uvek možete vratiti podešavanja.

Prebacite se na zamenske inkjet kertridže i tonere

Proizvođači štampača savetuju svoje korisnike da se uvek drže skupih OEM (originalnih) inkjet kertridža i tonera. Uostalom, veći deo njihovih prihoda dolazi od prodaje tonera i kertridža, a ne od samih štampača.

OEM kertridži su visokog kvaliteta i projektovani da rade savršeno sa određenim modelima štampača, ali isto važi i za zamenske kertridže i tonere, koji nisu proizvedeni od strane OEM-a, već u ISO-sertifikovanim objektima, uvek u skladu sa OEM specifikacijama.

Možete ostvariti veliku uštedu ukoliko se prebacite na zamenske kertridže i tonere. Na primer, kada kupujete kompatibilne kertridže za štampače Epson, Brother, Canon ili HP, možete uštedeti do 70% na troškovima mastila i tonera.

Ukoliko štampate barem par stotina stranica svakog meseca, samo prelazak na kompatibilne kertridže može vam pomoći da uštedite svake godine. To je jedan od najboljih načina da se uštedi novac na kertridžima i tonerima. Za više informacija, možete pročitati jedan od naših ranijih članaka gde detaljnije opisujemo razlike izmedju OEM i zamenskih tonera.

Koristite N-UP štampu kada imate mogućnosti

N-UP štampanje se odnosi vrstu štampe u kojoj se više stranica raspoređuje na jednoj stranici. Više stranica se menja po veličini, rotira ako je potrebno i raspoređuje u mrežastom obrascu kako bi se smanjio broj stranica koje bi inače zahtevao posao štampanja. Na ovaj način možete uštedeti i tonere i papir. Opcija za N-up štampu možete naći u podešavanjima na štampaču.

Takođe možete koristiti web aplikacije poput PDF Resizer-a, koje nude opciju za N-up rasporedjivanje PDF dokumenata, kako bi se štampalo više stranica po listu.

Čitljivost i veličina slova ponekad može eliminisati N-up štampanje kao opciju, ali dobro funkcioniše ako redovno štampate prezentacione slajdove, tabele, i sl.

Štampajte samo kada morate

Dobra je navika da se uvek zapitate da li je zaista potrebno da imate fizičku kopiju dokumenta, e-maila, fakture ili tabele. Podstaknite i svoje zaposlene da urade isto. Da biste smanjili štampanje nepotrebnih dokumenata u srednjim ili velikim preduzećima, poslodavci mogu instalirati softver koji zahteva od zaposlenih da unesu broj ili ID kako bi obavili štampanje. Smanjenje broja nepotrebnih štampanih dokumenata može mnogo da pomogne u smanjenju troškova štampe.

Ako je moguće, uvedite sistem u kojem su softverske kopije važnih, poslovnih dokumenata sačuvane u cloud-u ili lokalnom serveru.

Razmotrite alternativu – novi štampač, ali samo sa zamenskim tonerima

Čak i ako 10-godišnji inkjet ili laserski štampač dobro funkcioniše, možda ćete želeti da ga zamenite sa nekim novijim modelom, ali samo za onaj model za koji već postoje zamenski toneri i kertridži. Najnoviji inkjet/laserski štampači za kancelarijsku upotrebu nude bolju ekonomičnost štampe, ali samo ukoliko ne morate da kupujete originalne tonere.

Stariji štampači vam mogu dobro poslužiti samo ako retko štampate (na primer, desetak stranica svakog meseca).

Smanjite broj personalnih štampača

Često srednja i velika preduzeća završe trošeći velike sume na potrošni materijal za štampače jednostavno zato što imaju previše štampača u svojim kancelarijama (na primer, jedan štampač za 1-2 zaposlena).

Lični/personalni štampači u kancelarijama mogu podsticati naviku ‘štampaj sve’ ili ‘štampaj kako god želiš’. Ako zaposleni mora da napravi nekoliko koraka kako bi nešto odštampao i zna da je štampač konfigurisan i održavan od strane IT administratora, verovatno će izbegavati nepotrebnu štampu.

Jedan multifunkcionalni štampač (print, copy, scan) koji koristi kertridže sa XL kapacitetom nudi mnogo niži trošak po štampanju, za grupu od 10-15 zaposlenih može osigurati mnogo bolji povrat investicije.

Na ovaj način, zaposleni imaju pristup štampi visokog kvaliteta, a poslodavci su u poziciji da lakše implementiraju organizacione politike za smanjenje troškova štampe.

Mudro štampajte za manju potrošnju kertridža i papira

Koristite fontove koji štede mastilo i toner; na primer, Arial fontovi troše 30% više mastila od fontova koji štede mastilo, kao što su Garamond, Century Gothic, ili Courier.

Štampajte samo tekst koji vam je potreban, pogotovo kada štampate web stranice: možete ručno ukloniti nepotrebne slike i banere ili koristiti online alate da biste uštedeli papir i mastilo kada štampate.

Češće skenirajte dokumente, a manje kopirajte; ukoliko zaposleni može da skenira dokument i pošalje ga e-mailom kolegi, zašto koristiti štampač?

Zaključak

Moguće je smanjiti godišnje troškove štampe za skoro polovinu ako pratite strategije i metode opisane u ovom tekstu. Efikasno upravljanje troškovima štampe je ključno za svako preduzeće, bez obzira na njegovu veličinu. Kroz primenu ovih strategija, možete značajno smanjiti troškove štampe, čime ćete ostvariti značajnu uštedu za vaše poslovanje: promenom podešavanja štampača, prelaskom na zamenske kertridže i tonere, primenom N-UP štampe, smanjenjem nepotrebnog štampanja i redukcijom broja personalnih štampača, možete efikasno optimizovati vaše troškove štampe. Ove strategije, kada se primene zajedno, mogu imati značajan uticaj, omogućavajući vam da štampate efikasnije i odgovornije.

Često postavljanja pitanja

1. Zašto je smanjenje troškova štampe važno za preduzeća?

– Smanjenje troškova štampe omogućava preduzećima da ostvare značajne uštede u operativnim troškovima. Ovo može direktno doprineti povećanju profitabilnosti.

2. Kako da promenim podrazumevane opcije na štampaču?

– Da biste promenili podrazumevane opcije na štampačima, pristupite podešavanjima štampača putem računara i konfigurišite ih prema vašim potrebama. Na primer, možete postaviti da se dokumenti podrazumevano štampaju crno-belo i u režimu Economy.

3. Kako da koristim zamenske tonere i kertridže umesto OEM (originalih) tonera?

– Možete preći na zamenske kertridže i tonere tako što ćete ih kupiti od pouzdanih dobavljača koji nude kompatibilne proizvode za vaš model štampača. Ovi proizvodi često koštaju manje i pružaju sličan kvalitet štampe kao OEM (originalni) proizvodi.

4. Šta je N-UP štampa i kako se koristi?

– N-UP štampa je tehnika u kojoj se više stranica raspoređuje na jednu stranicu kako bi se smanjila potrošnja tonera i papira. Možete je koristiti tako što ćete pristupiti opcijama štampača i odabrati N-UP štampu pre nego što počnete štampu.

5. Kako da podstaknem svoje zaposlene da štede pri štampanju?

– Možete koristiti softverske alate koji zahtevaju od zaposlenih da unesu broj ili ID kako bi obavili štampanje, što ih podstiče da razmotre potrebu za svakim štampanim dokumentom. Takođe, možete promovisati korišćenje skeniranih dokumenata umesto fizičkih.

6. Da li treba da zamenim stari štampač novim?

– Odluka da li treba zameniti stari štampač novim zavisi od vaših potreba i obima štampe. Noviji modeli štampača često nude bolju efikasnost štampe (ukoliko postoje zamenski toneri za taj model), ali može biti isplativo koristiti stari štampač ako štampate malo.

7. Kako mogu da koristim fontove koji štede mastilo i toner?

– Birajte fontove poput Garamond, Century Gothic ili Courier koji troše manje mastila i tonera u poređenju sa fontovima kao što je Arial.

8. Da li je skeniranje bolja opcija od kopiranja dokumenata?

– U mnogim slučajevima, skeniranje dokumenata i slanje elektronskim putem može biti bolja opcija od kopiranja, jer štedi papir i toner, a takođe olakšava deljenje informacija.